Eine KI-Nutzungsrichtlinie muss kein juristisches Großwerk sein. Zwei Seiten, die jeder versteht, sind besser als zwanzig, die niemand liest.

1. Bestandsaufnahme

Listen Sie auf, welche KI-Tools genutzt werden und wofür. Fragen Sie auch nach privaten Konten, die beruflich verwendet werden.

2. Erlaubte und nicht erlaubte Tools

Legen Sie fest, welche Tools für welche Aufgaben freigegeben sind. Eine kurze Positivliste ist leichter zu befolgen als lange Verbote.

3. Regeln für Daten

Benennen Sie klar, welche Daten nicht in Cloud-Tools gehören, zum Beispiel personenbezogene Daten, Verträge oder interne Zahlen.

4. Prüfung der Ergebnisse

KI-Ergebnisse müssen von einem Menschen geprüft werden, bevor sie nach außen gehen oder Entscheidungen beeinflussen. Schreiben Sie das ausdrücklich auf.

5. Schulung und Ansprechperson

Benennen Sie eine Person für Fragen und sorgen Sie dafür, dass alle die Regeln kennen. Eine kurze Schulung mit Beispielen aus dem eigenen Alltag wirkt mehr als jedes Rundschreiben.

Überprüfen Sie die Richtlinie ein- bis zweimal im Jahr, denn Tools und Regeln ändern sich schnell.