Eine Wissensbank wird nur dann genutzt, wenn man darin etwas wiederfindet. Die PARA-Methode von Tiago Forte bietet dafür ein einfaches Grundgerüst.

Die Ordner

Projekte haben ein Ziel und ein Ende, zum Beispiel eine Veranstaltung im nächsten Jahr. Bereiche sind dauerhafte Verantwortungen wie Finanzen oder Mitgliederverwaltung. Ressourcen sind Nachschlagewerke und Anleitungen. Im Archiv landet Abgeschlossenes. Dazu kommt ein Eingang für Neues, das noch nicht sortiert ist.

Die Faustregel

Hat es eine Frist? Dann ist es ein Projekt. Behalten Sie es dauerhaft im Blick? Dann ist es ein Bereich. Alles andere ist eine Ressource.

Vorlagen, Tags und Eigenschaften

Vorlagen sorgen dafür, dass jede neue Notiz gleich aufgebaut ist, etwa für Protokolle, Projekte oder Personen. Mit wenigen Tags ordnen Sie Notizen nach Art, Status und Thema; zwei bis drei Themen pro Notiz reichen. Kleine Eigenschaften am Notizanfang halten Frist, Verantwortliche oder die Freigabe für die KI fest.

Warum das auch der KI hilft

Gut sortierte Notizen verbessern die Suche. Je klarer die Struktur, desto mehr relevante Stellen findet die KI. Oder anders gesagt: Die KI ist nur so gut wie Ihre Wissensbank.