In fast jeder Organisation nutzt jemand ChatGPT, DeepL oder ein anderes KI-Tool, ohne dass die Leitung davon weiß. Das ist selten böse Absicht. Die Tools sparen Zeit, und niemand hat gesagt, was erlaubt ist. Fachleute sprechen von Schatten-KI.

Warum das ein Problem ist

Wer Texte, Kundendaten oder interne Unterlagen in ein Cloud-Tool kopiert, gibt Daten aus der Hand, oft an Anbieter außerhalb der EU. Ohne Regeln weiß niemand, welche Daten wohin gegangen sind. Dazu kommt die Pflicht zur KI-Kompetenz aus dem AI Act: Sie können sie nur erfüllen, wenn Sie wissen, wer welche Tools nutzt.

Verbieten hilft nicht

Ein pauschales Verbot wird meist umgangen. Besser ist ein offener Umgang: Fragen Sie im Team, welche Tools genutzt werden und wofür. Sie werden überrascht sein, wie viel schon im Einsatz ist.

Drei Schritte zur Ordnung

Erstens: Bestandsaufnahme der genutzten Tools. Zweitens: gemeinsam festlegen, welche Daten in welches Tool dürfen und welche nicht. Drittens: eine kurze Schulung, damit alle die Regeln verstehen und anwenden können. Wo sensible Daten im Spiel sind, lohnt ein Blick auf lokale Lösungen, bei denen nichts das Haus verlässt.